Pengertian Surat, Tujuan Fungsi, Bagian, Macam Jenis Surat

Materi teks surat merupakan mapel Bahasa Indonesia yang harus Anda ketahui. Surat adalah sesuatu hal yang tidak asing bagi kita. Setiap orang pasti pernah membuat surat atau mendapatkan surat dari seseorang/instansi tertentu.

Dalam kesempatan kali ini kami akan menjelaskan:

Pengertian Surat
Kriteria Menulis Surat
Fungsi atau Tujuan Surat
Jenis-Jenis Surat
Bagian-Bagian Surat
Bahasa Surat
Macam-Macam Surat

Pengertian Surat

Definisi surat adalah sebuah teks sarana komunikasi yang dilakukan dengan interaksi tulis untuk menyampaikan informasi tertulis oleh satu pihak dengan pihak lainnya.

Kriteria Menulis Surat

Apa saja kriteria menulis surat:

Wawasan surat menyurat
Penguasaan bahasa
Penguasaan permasalahan
Adab sopan santun surat
Konten surat yang layak
Objektivitas
Keruntutan kalimat
Kaidah korespodensi
Efektif kata

Fungsi/Tujuan Surat

Adapun tujuan fungsi surat sendiri yaitu sebagai:

Alat komunikasi
Alat bukti historis
Pedoman pelaksanaan kerja
Wakil penulis
Alat pengingat
Alat bukti tertulis
Alat untuk memperpendek dan penghemat tenaga

Jenis-Jenis Surat

Berikut beberapa jenis surat yang harus Anda ketahui.

a. Berdasarkan wujud surat

Berdasarkan wujud surat terbagi menjadi:

Kartu pos
Warkat pos
Telegram
Surat bersampul

b. Berdasarkan pembuat surat

Berdasarkan pembuat surat terbagi menjadi:

Surat pribadi. Pengertian surat pribadi adalah surat yang dipakai untuk kepentingan pribadi. Antara satu individu kepada individu lain.
Surat resmi. Pengertian surat resmi adalah surat yang dipakai untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi maupun organisasi.

c. Berdasarkan pesan surat

Berdasarkan pesan surat terbagi menjadi:

Surat keluarga
Surat setengah resmi
Surat sosial
Jenis Surat niaga
Surat dinas. Pengertian surat dinas adalah surat resmi yang berisi hal terkait kedinasan atas instansi atau lembaga tertentu.
Surat pengantar

d. Berdasarkan keamanan pesan surat

Berdasarkan keamanan pesan surat terbagi menjadi:

Surat sangat rahasia
Surat rahasia
Surat konfidensial
Surat biasa

e. Berdasarkan ruang lingkup surat

Berdasarkan ruang lingkup surat terbagi menjadi:

Memorandum
Nota
Surat biasa

f. Berdasarkan jumlah pembaca surat

Berdasarkan jumlah pembaca surat terbagi menjadi:

Pengumuman
Surat edaran
Surat biasa

g. Berdasarkan penyelesaian surat

Berdasarkan penyelesaian surat terbagi menjadi:

Surat kilat
Surat segera
Surat biasa

h. Berdasarkan pengertian umum

Berdasarkan pengertian umum:

Surat terbuka
Surat tertutup
Surat kaleng

Bentuk-Bentuk Surat

Adapun bentuk-bentuk dalam surat yaitu:

1. Bentuk lurus penuh (full block style)

Semua bagian surat ditik mulai dari margin kiri. Sedangkan jarak penulisan paragraf yang satu dengan paragraf yang lain diberi spasi satu baris.

2. Bentuk lurus (block style)

Semua bagian surat ditik dari margin kiri, kecuali tanggal surat, salam penutup, tanda tangan dan nama terang jabatan pengirim surat ditik pada bagian kanan surat

3. Bentuk setengah lurus (semi block style)

Semua bagian surat ditik seperti bentuk lurus, kecuali isi surat. Setiap alinea baru ditik sesudah lima ketukan dari margin kiri. Alinea yang satu dengan aline lainnya tidak diberi jarak dengan spasi.

4. Bentuk lekuk (indented style)

Semua bagian surat, kecuali alamat surat, ditik seperti bentuk setengah lurus. Sedangkan penulisan surat ditik sebagai berikut.

Baris pertama (nama orang) ditik dari margin kiri.
Baris kedua (nama jalan) ditik sesudah lima ketukan dari margin kiri.
Baris ketiga (nama kota) ditik sesudah lima ketukan dari garis nama jalan.

5. Bentuk resmi Indonesia (official style)

Bentuk surat resmi Indonesia biasanya dipakai oleh instansi-instansi pemerintah. Bentuk ini mempunyai dua variasi, yaitu:

Bentuk resmi Indonesia lama, memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

Tanggal surat didahului nama tempat;
Alamat surat ditulis pada sebelah kanan surat, di bawah nama tempat dan tanggal surat;
Jabatan pengirim surat ditulis di atas tanda tangan, dan nama ditulis di antara tanda kilning;
Nama pengirim surat digarisbawahi.

Bentuk resmi Indonesia baru, memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

Tanggal surat ditulis tanpa didahului nama tempat, karena nama tempat sudah tertulis pada kepala surat;
Alamat surat ditulis pada sebelah kiri;
Di atas tanda tangan ditulis salam penutup dari pengirim surat, jabatan secara singkat ditulis di bawah nama terang khusus untuk surat dinas yang sifatnya formal, jabatan ditulis di atas tanda tangan;
Sifatnya tidak formal, jabatan secara singkat ditulis di bawah nama

6. Bentuk square block style

7. Bentuk square semi block style

8. Bentuk square full block style

9. Bentuk American style

10. Bentuk British business style

11. Bentuk British personal style

12. Bentuk special paragraph

13. Bentuk simple style atau amplified letter

Bagian-Bagian Surat

Berikut ini bagian-bagian surat yang harus Anda ketahui:

Kepala surat, lebih dikenal dengan istilah kop surat, bagian surat paling atas dan fungsinya untuk memudahkan penerima surat untuk mengetahui nama alat kantor instansi atau organisasi pengirim surat.
Nomor surat, ialah nomor urut surat yang telah dikeluarkan oleh instansi atau organisasi tersebut. Sedangkan kode surat adalah kode klasifikasi masalah yang disampaikan pada surat tersebut, dan tahun yang tertera pada nomor surat menunjukkan tahun kapan surat itu ditulis.
Tanggal surat, untuk mengetahui waktu yang dibeirkan untuk menyelesaikan sebuah surat serta sebagai petunjuk dalam proses pengarsipan surat.
Sifat surat, biasanya hanya digunakan untuk surat-menyurat di kalangan militer. Sementara itu surat-menyurat dikalangan sipil, sifat surang jarang digunakan.
Lampiran, bagian surat yang digunakan untuk menunjukkan adanya sesuatu yang disertakan bersama surat.
Hal atau perihal, bagian ini berfungsi untuk mengetahu isi atau inti pokok masalah pada surat yang dikirimkan, tanpa harus membaca surat secara keseluruhan.
Alamat surat, sebagai alamat petunjuk langsung bagi penerima surat.
Salam pembuka, digunakan sebagai kesatuan berbahasa tulis. Dapat juga digunakan sesuai dengan keperluan penulisan surat.
Tubuh surat (pembuka, isi, dan penutup surat), bagian pokok dalam surat.
Salam penutup, untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim surat terhadap penerima surat.
Tanda tangan, nama, dan jabatan penulis surat, sebuah surat dianggap sah apabila telah ditandatangani oleh pejabat atau orang yang berwenang terhadap surat tersebut.
Tembusan, bagian surat yang dipakai untuk menunjukkan adanya pihak atau orang lain yang menerima surat itu selain objek surat, karena surat tersebut perlu diketahui juga oleh pihak lain yang mendapatkan tembusan tersebut.
Inisial, maksudnya ialah singkatan nama pengonsep surat dan nama pengetik surat yang ditulis pada bagian kiri bawah sebuah surat.

Bahasa Surat

Pada umumnya bahasa surat mempunyai ragam tersendiri. Gaya bahasa surat berbeda dengan gaya bahasa dalam teks lainnya.

Bahasa surat harus bersifat jelas, sopan, dan singkat. Bahasa yang tidak digunakan pada surat-surat resmi biasanya tidak sama dengan bahasa yang digunakan pada surat-surat yang tidak resmi atau surat pribadi.

Surat resmi menggunakan bahasa resmi (bahasa Indonesia yang biasa digunakan pada peristiwa-peristiwa yang sifatnya resmi) atau bahasa kenegaraan. Sedangkan,

Surat pribadi menggunakan bahasa yang sifatnya lebih santai (bahasa Indoensia ragam santai) yang kata-katanya banyak bermakna konotasi.

Bahasa Resmi Surat

Bahasa resmi digunakan pada surat-surat resmi, mempunyai dua ragam, yaitu:

1 Bahasa resmi ragam kaku (frozen style)

Bahasa resmi ragam kaku adalah bahasa resmi yang bentuk dan pemakaiannya pada surat secara tetap dan singkat.

Biasanya digunakan untuk menulis kepala surat, pembuka surat, dan penutup surat.

2. Bahasa resmi ragam baku (formal style)

Bahasa resmi ragam baku adalah bahasa resmi yang telah dibakukan pemakaiannya termasuk untuk komunikasi tertulis pada surat.

Biasanya digunakan untuk menuliskan isi surat pada tubuh surat.

Bahasa dalam surat disusun dengan kalimat-kalimat efektif, yaitu kalimat yang mempunyai ciri-ciri sebagai berikut: ringkas, padat, dan jelas serta menggambarkan kejernihan serta kelancaran jalan pikiran penulisnya.

Macam-Macam Surat

Macam-Macam Surat Resmi

1. Surat Undangan

Surat undangan adalah surat pemberitahuan yang dikirimkan kepada pihak lain agar pihak lain yang dimaksud datang pada waktu, tempat, acara/keperluan yang telah ditentukan.

2. Surat Keterangan

Surat keterangan merupakan surat yang memberikan suatu keterangan tentang sesuatu atau seseorang, sehingga dapat digunakan untuk keperluan-keperluan tertentu.

3. Surat Kuasa

Surat kuasa adalah surat yang berisi pernyataan pelimpahan wewenang dari seseorang kepada pihak lain (orang lain) untuk melaksanakan sesuatu kegiatan seperti yang tertera pada pernyataan tersebut.

4. Surat Tugas

Surat tugas merupakan surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi yang memberikan tugas kepada salah satu pegawainya untuk melakukan kegiatas sebagaimana tercantum dalam surat tersebut.

5. Surat Pengantar

Surat pengantar adalah surat yang berisi penjelasan singkat tentang surat, dokumen, atau berkas lain yang dikirimkan dengan surat pengantar tersebut kepada pihak lain.

6. Pengumuman

Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada orang banyak atau umum.

7. Surat Permohonan

Surat permohonan digunakan untuk mengajukan sesuatu kepada pihak yang lebih tinggi atau berwenang atas sesuatu yang berkenaan dengan suatu kegiatan atau keperluan.

8. Surat Edaran

Surat edaran adalah surat yang berisi pemberitahuan yang ditujukan kepada seseorang (pejabat) atas beberapa orang (pejabat) tertentu pada suatu instansi.

9. Surat Niaga

Surat niaga merupukan surat yang di dalamnya berisi kegiatan bisnis, baik yang berhubungan dengan penawaran harga maupun penawaran kerja sama berniaga.

Baca selengkapnya: Pengertian Surat Niaga

10. Surat Lamaran Pekerjaan

Pengertian surat lamaran pekerjaan adalah surat yang digunakan untuk melamar kerja.

11. Surat Perjanjian

Surat perjanjian adalah surat yang berisi persetujuan yang mengikat antara dua pihak atau lebih.

12. Surat Keputusan

Surat keputusan memiliki model tersendiri.

13. Surat Telegram

Surat telegram disebut juga surat kawat, sebab dahulu surat ini disampaikan dengan jaringan kabel.

14. Berita Acara

Berita acara ialah catatan laporan tentang suatu kejadian, perkara pengaduan, ujian, serah terima jabatan, dan sebagainya.

15. Instruksi

Intruksi termasuk dalam surat dinas yang bersifat formal atau penting.

16. Surat Pemberitahuan

Surat ini berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal sehingga dapat diketahui oleh pihak lain.

17. Surat Pertanyaan

Surat pertanyaan merupakan surat yang dibuat guna memberikan sesuatu pernyataan.

18. Memorandum

19. Nota

20. Lembar Disposisi

Akhir kata, semakin maraknya perkembangan teknologi membuat cara mengirimkan pesan lebih cepat yaitu dengan e-mail chatting atau SMS.

Walaupun begitu, mengirim pesan dengan surat tetap dilakukan untuk keperluan yang hanya bisa menggunakan surat saja misalnya surat dinas, surat perjanjian dan surat-surat penting lainnya.

Demikian artikel dari kami mengenai pengertian surat, tujuan fungsinya, bagian-bagiannya, dan macam-macam jenis surat. Semoga bermanfaat bagi Anda. Sekian dan terima kasih.