Pengertian Surat Niaga, Ciri-Ciri, Struktur, Jenis dan Fungsi

Salah satu ciri-ciri utama surat niaga yaitu selalu berkaitan dengan hal bisnis atau perdagangan.

Tidak perlu berlama-lama lagi, simaklah materi dibawah ini mengenai pengertian surat niaga, ciri-cirinya, strukturnya, tujuan dan fungsinya.

Baca juga: Pengertian Surat Pribadi, Ciri-Ciri, Struktur Bagian dan Jenis/Macam

Pengertian Surat Niaga

Apa yang dimaksud dengan surat niaga? Pengertian Surat Niaga adalah alat komunikasi secara tertulis yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan penawaran barang/produk berhubungan dengan kegiatan perdagangan.

Jadi intinya, jenis surat yang isinya berhubungan dengan masalah atau kepentingan perdagangan atau perniagaan.

Surat niaga dibuat oleh suatu badan atau perorangan atau perusahaan untuk mencari keuntungan. Surat dagang/niaga dapat bersifat intern dan ekstern.

Apa maksudnya? Secara intern maksudnya surat ini dapat digunakan untuk berhubungan antar perusahaan itu sendiri baik dari tingkat pusat sampai ke cabang-cabangnya.

Sedangkan, secara ekstern surat niaga maksudnya dapat digunakan untuk berhubungan dengan perusahan-perusahaan lain.

Ciri-ciri Surat Niaga

Mengetahui ciri-ciri surat niaga sangat penting, agar lebih memahami lebih dalam tentang surat niaga. Adapun ciri-cirinya sebagai berikut.

1. Surat niaga selalu berkaitan dengan perniagaan atau perdagangan atau hal bisnis.
2. Surat niaga ditulis secara resmi di atas kertas bersegel/materai.
3. Surat niaga menggunakan kata-kata persuasif atau menarik dan sopan.
4. Pengutaraan secara jelas.
5. Surat niaga bersifat simpatik.
6. Surat niaga cenderung memakai bentuk formulir untuk mendapatkan efisiensi kerja, penghematan waktu, tenaga, dan biaya.

Struktur Surat Niaga

Berdasarkan contoh surat, dapat kita ketahui struktur atau unsur-unsur surat niaga. Penjelasannya sebagai berikut.

Kop surat

Kop surat adalah identitas suatu instansi agar penerima surat dapat mengetahui asal surat tersebut serta perusahaan atau lembaga apa yang mengirim surat kepada mereka. Kop surat biasanya terletak di bagian paling atas dalam surat atau dikenal kepala surat.

Nomor surat

Nomor surat adalah suatu tanda berupa gabungan angka huruf yang dicantumkan pada surat keluar dari suatu instansi, perusahaan, organisasi, sesuai dengan buku agenda surat keluar atau nomor berkas yang bertalian dengan surat tertentu.

Lampiran surat

Lampiran surat dapat berupa teks, seperti dokumen pendukung (misalnya daftar riwayat hidup pada surat lamaran kerja) maupun berupa gambar, seperti foto.

Perihal surat

Hal surat disebut juga perihal surat atau pokok surat. Yang dikemukakan pada perihal surat adalah isi pokok surat yang diterbitkan.

Alamat dan tanggal surat

Pencantuman alamat dan tanggal surat ditujukan untuk memberikan informasi mengenai tempat dan tanggal penulisan surat tersebut. Biasanya tidak dicantumkan kembali jika tempat sdah ditulis di kepala surat yang berupa alamat instansi.

Salam pembuka

Salam pembuka berfungsi sebagai sapaan dalam surat. Penulisan salam pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal dan diakhiri oleh tanda koma.

Isi surat

Isi surat dapat berupa pembuka yakni alenia pertama befungsi sebagai pengantar terhadap informasi yang ingin disampaikan. Isi yaitu berisi informasi yang akan disampaikan. Ketiga, penutup yaitu berisi ucapan terimakasih atau harapan dari penulis surat kepada pembaca surat.

Salam penutup

Salam penutup biasanya menggunakan kata “Hormat kami”. Penulisan salam penutup sama halnya dengan salam pembuka, diawali dengan huruf kapital dan diakhiri tanda koma.

Nama jelas dan tanda tangan

Setelah salam penutup, erdapat nama jelas pengirim surat disertai dengan tanda tangannya.

Tembusan

Tembusan merupakan bagian surat yang menjelaskan pihak atau orang yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.

Jenis-jenis / Macam-macam Surat Niaga

Apa saja jenis-jenis surat niaga? Macam-macam surat niaga yaitu:

1. Surat Perkenalan
2. Surat Permintaan Penawaran
3. Surat Penawaran
4. Surat Pesanan
5. Surat Konfirmasi Pesanan
6. Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang
7. Surat Penolakan Pesanan  
8. Surat Pengaduan
9. Surat Jawaban Pengaduan 
10. Surat Pengiriman Pembayaran 
11. Surat Penagihan
12. Surat Penangguhan Pembayaran
13. Surat Jawaban Penangguhan Pembayaran
14. Surat Perjanjian Jual Beli
15. Surat Sewa Menyewa
16. Surat Kontrak Kerja
17. Surat Kuasa

Fungsi dan Tujuan Surat Niaga

Selain sebagai sarana komunikasi, surat niaga atau surat dagang atau surat bisnis memiliki fungsi sebagai berikut. Penjelasannya yaitu:

1. Surat niaga berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat. 
2. Surat niaga berfungsi sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis.
3. Surat niaga berfungsi sebagai alat bukti tertulis, alat untuk mengingat dan bukti sejarah (historis).
4. Surat niaga berfungsi sebagai pedoman kerja.
5. Surat niaga berfungsi sebagai media promosi bagi pengirim surat.

Referensi: http://www.pendidikanmu.com/2015/03/pengertian-surat-niaga.html
https://brainly.co.id
https://www.anugerahdino.com/2014/12/fungsi-surat-bisnisniaga.html
https://www.maxmanroe.com/vid/surat/pengertian-surat-niaga.html