Pengertian Surat Dinas: Ciri, Fungsi, Syarat, Jenis, Struktur & Contoh

Pada kesempatan ini kami akan membahas pengertian surat dinas, ciri-ciri/karakteristik, fungsi, struktur bagian, syarat, jenis dan contohnya.

Apa itu surat dinas? definsi surat dinas adalah salah satu media atau sarana komunikasi tertulis yang dianggap efektif dari instansi ke instansi lainnya dalam menjalankan organisasi dan begitu juga sebaliknya.

Dalam kehidupan sehari-hari setiap manusia biasanya akan bergaul dengan sesamanya. Baik itu sebagai pegawai atau karyawan di suatu intansi maka ia akan bergaul dengan yang lainnya.

Pergaulan tersebut tidak terlepas dari saling memberikan informasi, baik secara lisan maupun secara tertulis. Oleh karena itu, manakala informasi itu tidak dapat dilakukan secara langsung, surat merupakan solusinya.

Baca materi terkait: Pengertian Surat Niaga

Pengertian Surat Dinas

Apa yang dimaksud dengan surat dinas?

Pengertian surat dinas adalah surat yang digunakan untuk berkomunikasi antara satu instansi dengan instansi lainnya dan antara satu instansi dengan perorangan.

Ditinjau dari definisinya, surat dinas merupakan duta suatu organisasi dalam menyampaikan maksud yang ingin disampaikan dan di sisi lainnya adalah merupakan akta autentik.

Ditinjau dari sifatnya, surat dinas adalah sejenis karangan atau kompoisis. Sebab, di dalam surat dinas itu instansi pengirim mengemukakan maksud dan tujuannya, serta menjelaskan terhadap apa yang dipikirkan dan juga dirasakan.

Ditinjau dari wujudnya, surat dinas adalah percakapan yang bentuknya tertulis. Oleh sebab itu, ia sejenis ragam percakapan atau dialog dan seperti yang dipakai dalam kehidupan sehari-hari.

Karakteristik / Ciri-Ciri Surat Dinas

Adapun ciri-ciri surat dinas adalah sebagai berikut:

Bahasa baku (resmi)
Sistematika harus urut
Bentuk standar

Fungsi Surat Dinas

Ditinjau dari fungsinya, surat dinas adalah sarana komunikasi tertulis. Dipandang sebagai alat komunikasi yang tertulis paling efisien, ekonomis, dan praktis.

Dengan demikian surat dinas mempunyai beberapa fungsi sebagai berikut:

Sebagai bukti autentik;
Sebagai bukti alat pengingat;
Sebagai bukti historis;
Sebagai bukti pedoman kerja;
Sebagai bukti duta atau wakil penulisnya.

Syarat-Syarat Surat Dinas yang Benar

Surat dinas sebagai sarana komunikasi tertulis, sebaiknya menggunakan format yang menarik, tidak terlalu panjang, serta memakai bahasa jelas, padat dan ringkas.

Surat dinas teratur sesuai dengan ketentuannya. Oleh sebab itu, idealnya surat dinas hendaknya tidak terlalu panjang, sebab surat yang panjang dan bertele-tele akan menimbulkan kejenuhan bagi yang membacanya.

Sebaliknya, apabila surat itu singkat dan jelas adalah suatu keuntungan bagi pembaca atau si penerima surat dinas. Karena mudah dipahami dan dimengerti.

Adapun syarat-syarat surat dinas yang baik dan benar dianjurkan Pusat Pembinaan Bahasa Indonesia (PPBI) adalah sebagai berikut:

Pemilihan bentuk surat dinas;
Penyusunan dan pengetikan bagian-bagian surat dinas;
Penggunaan kertas.

Jenis-Jenis Surat Dinas

Adapun jenis-jenis surat dinas menurut pendapat Solchan dkk, maupun E. Zainal Arifin terdiri dari:

Surat Keterangan;
Surat Undangan;
Pengumuman;
Surat Edaran;
Surat Kuasa;
Surat Perintah Tugas;
Surat Pengantar;
Surat Permohonan Izin;
Surat Lamaran Pekerjaan;
Surat Keputusan;
Notulen Rapat;
Berita Acara;
Surat Perjanjian.

Struktur Bagian-Bagian Surat Dinas

Sebutkan struktur dari surat dinas? Adapun struktur surat dinas adalah sebagai berikut:
a. Kepala surat (identitas instansi si pengirim surat).

b. Nomor, hal, lampiran surat.

c. Nama kota dan tanggal penulisan surat.

d. Alamat surat: tujuan surat itu dikirimkan, berguna agar surat tidak jatuh ke tangan yang salah.

e. Salam pembuka: ucapan yang ditulis untuk membuka surat yang menunjukkan sopan santun si penulis surat.

f. Pembuka surat: bagian yang mengantar pada pokok atau masalah yang dibicarakan dalam surat.

g. Isi: surat: bagian yang berisi pokok atau masalah yang dibicarakan dalam surat.

h. Penutup surat: bagian akhir surat yang dapat berfungsi untuk menegaskan kembali isi surat dan harapan si penulis surat.

i. Salam penutup: ucapan yang ditulis untuk mengakhiri isi surat.

j. Tanda tangan, cap instansi, nama jelas pengirim: bagian yang menunjukkan orang yang bertanggungjawab atas isi surat.

Contoh Surat Dinas

1. Contoh Surat Dinas Keterangan

Logo

Kop Surat

SURAT KETERANGAN

Nomor: ……..

Ketua jurusan STIA ABDUL HARIS Makassar menerangkan bahwa, MKDU bahasa Inggris diganti dengan MKDU bahasa Indonesia dengan tenaga pengajar:

Nama : ANDI NENENG NURFAUZIAH, S.Pd.

NIDN :

Jabatan :

Demikian surat keterangan ini disampaikan pada mahasiswa STIA ABDUL HARIS Makassar untuk maklum.

Makassar, …..

KETUA JURUSAN,

Nama …………….

Nip ………………..

Tembusan:

2. Contoh Surat Dinas Undangan

Logo

Kop Surat

Nomor : ……….

Perihal : Pelaksanaan KKN dan Pembukuan Keuangan

Kepada

Yth. 1. Para Tenaga Pengajar STIA ABDUL HARIS MAKASSAR

2. Para Tenaga Administrasi Mahasiswa T.A. 2013

Masing-Masing

Di-

TEMPAT

Sehubungan pelaksaan KKN Mahasiswa STIA ABDUL HARIS Makassar Tahun Ajaran 2013 pada bulan Juni 2017, sebagaimana perilah surat di atas, dengan ini Saudara diundang untuk menghadiri pertemuan yang akan dilaksanakan pada:

Hari :

Tanggal :

Waktu : Pukul … s.d … wib

Tempat :

Agenda : Pembahasan supervisi tingkat Korcam dan Korkab bagi Mahassiwa KKN.

Demikian disampaikan untuk dihadiri sebagaimana mestinya.

3. Contoh Surat Dinas Undangan

DINAS PENDIDIKAN NASIONAL

SEKOLAH MENENGAH PERTAMA NEGERI 25

SAMARINDA

Jalan Hasanuddin 22-24 Samarinda

20 September 2007

Nomor : 150/ GX/ PS/ 2007

Hal : Undangan pentas seni

Yth: Bapak/Ibu Guru

SMP N 25 Samarinda

Dengan hormat,

Dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu Guru SMP N 25 Samarinda untuk menghadiri Pentas Seni yang akan diadakan pada

hari, tanggal : Kamis, 25 September 2008

tempat : SMP N 25 Samarinda

waktu: pukul 10.00 s.d. 14.00

Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Ketua Panitia

Benita Calista

Demikianlah artikel kali ini tentang pengertian surat dinas, ciri-cirinya, fungsi, struktur bagian, jenis-jenis surat dinas dan contohnya. Semoga bermanfaat bagi Anda. Sekian dan terima kasih.